POLITEKNIK MUKAH, SARAWAK
PMU-PE-PS-16
PENGURUSAN PERPUSTAKAAN
DISEDIAKAN OLEH
DILULUSKAN OLEH
JAWATAN
KETUA UNIT PUSAT
SUMBER
TIMBALAN PENGARAH
(SOKONGAN AKADEMIK)
TARIKH
13 FEBRUARI 2024 13 FEBRUARI 2024
REKOD PINDAAN
No. Dokumen
PMU-PE-PS-16
Tajuk Dokumen
Pengurusan Perpustakaan
Bil.
Keluaran
No.
Pindaan
Keterangan Pindaan
Tarikh
Kuatkuasa
1
01
02
Nama dokumen diubah daripada Pengurusan
Pusat Sumber kepada “Pengurusan
Perpustakaan”
13.02.2024
2
01
02
Memantapkan struktur ayat objektif menjadi lebih
ringkas dan padat seperti berikut: “Prosedur ini
menyediakan garis panduan bagi memastikan
semua bahan perpustakaan yang diperoleh
didokumenkan, diurus dan diselenggara dengan
teratur supaya mudah dikesan, dipinjam dan
dipulangkan mengikut kaedah yang ditetapkan
supaya dapat memenuhi keperluan pengguna.”
13.02.2024
3
01
02
Menambahbaik struktur ayat untuk Skop kepada:
“Prosedur ini digunakan bagi pengurusan
perpustakaan yang berkaitan dengan “cadangan
perolehan buku,”perkhidmatan sirkulasi,
kemudahan, susun atur dan capaian bahan
perpustakaan untuk memberikan perkhidmatan
perpustakaan kepada para pengguna.
13.02.2024
4
01
02
1) Menggugurkan 3.3: Akta Perpustakaan Negara
1972 dan diganti dengan Ordinan Perpustakaan
Negeri Sarawak, 1999 (Bab 29) (Sarawak State
Library Ordinance, 1999 (Chapter 29)). Ini
kerana Akta Perpustakaan Negara 1972
dibawah perkara Tajuk Ringkas dan Pemakaian
sub perkara 1. (2) menyatakan Akta ini
hendaklah terpakai hanya bagi Semenanjung
Malaysia.
2) Menambah Akta Penyerahan Bahan
Perpustakaan 1986 (Akta 331)
3) Menambah Dasar Pelupusan Sumber
Perpustakaan (terbitan Perpustakaan Negara
Malaysia)
13.02.2024
5
01
02
1) Menambah baik struktur ayat (1.) kepada “a.
Cadangan pengguna (melalui sub modul Book
Request Form dalam Sistem Angka.sa2); b.
13.02.2024
Senarai buku dari silibus terkini yang diperolehi
melalui Ketua Program di Jabatan Akademik.”
2) Menggantikan penggunaan klausa 8.2.1
kepada Klausa 7.5: Maklumat Terdokumen.
6
01
02
1) Menggugurkan perkataan “Sumbangan”
daripada tajuk perkara (ii.)
2) Menggantikan penggunaan klausa 8.2.1
kepada Klausa 7.5: Maklumat Terdokumen.
3) Menggugurkan perkataan “Peminjaman” pada
5.2.
4) Menggantikan penggunaan klausa 8.1, 8.1.1
dan 8.1.2 kepada Klausa 7.1.5: Pemantauan
dan pengukuran sumber
13.02.2024
7
01
02
1) Menambah perkataan “tahun” pada ruangan
tempoh simpanan.
2) Jenis rekod yang ke 2. : Buku Rekod
Perolehan; Tempoh Simpanan: Kekal; Lokasi:
Unit Pusat Sumber
13.02.2024
PMU-PE-PS-16 Pengurusan Perpustakaan Page 4 of 17
Keluaran 01 Pin. 02
1.0
OBJEKTIF
Prosedur ini menyediakan garis panduan bagi memastikan semua bahan perpustakaan yang
diperoleh didokumenkan, diurus dan diselenggara dengan teratur supaya mudah dikesan, dipinjam
dan dipulangkan mengikut kaedah yang ditetapkan supaya dapat memenuhi keperluan pengguna.
2.0
SKOP
Prosedur ini digunakan bagi pengurusan perpustakaan yang berkaitan dengan cadangan perolehan
buku, perkhidmatan sirkulasi, kemudahan, susun atur dan capaian bahan perpustakaan untuk
memberikan perkhidmatan perpustakaan kepada para pengguna.
3.0
RUJUKAN
3.1
Manual EOMS: Rujuk Klausa Berkaitan
3.2
Standard ISO 21001: 2018
3.3
Ordinan Perpustakaan Negeri Sarawak, 1999 (Bab 29) (Sarawak State Library
Ordinance, 1999 (Chapter 29)
3.4
Peraturan-Peraturan Perpustakaan Negara Malaysia 1977
3.5
Dasar Pendokumentasian Bahan Perpustakaan
3.6
Akta Penyerahan Bahan Perpustakaan 1986 (Akta 331)
3.7
Dasar Pelupusan Sumber Perpustakaan (terbitan Perpustakaan Negara Malaysia)
3.8
Dasar Pemeliharaan dan Pemuliharaan Koleksi Perpustakaan
3.9
Garis Panduan Perpustakaan Khusus (9789679312294)
3.10
Manual Latihan Pengguna Sistem Pengurusan Perpustakaan (Angka.Sa2)
3.11
Akta 174 Bahagian II (Tatatertib AM) 3.(i)
3.12
Arahan Perbendaharaan 69
4.0
DEFINISI
Pustakawan
(PS)
Pegawai yang bertanggungjawab melaksana secara profesional program
pembangunan koleksi, pendokumentasian, perkhidmatan dan kemudahan,
keselamatan, pengurusan, penyeliaan dan pentadbiran perpustakaan untuk
mencapai objektif jabatan.
Pembantu
Pustakawan
(PPS)
Pegawai yang bertanggungjawab menyediakan perkhidmatan sirkulasi termasuk
pinjaman antara perpustakaan dan lain-lain perkhidmatan yang disediakan oleh
Perpustakaan.
PMU-PE-PS-16 Pengurusan Perpustakaan Page 5 of 17
Keluaran 01 Pin. 02
5.0
PROSEDUR KERJA
5.1 Membangunkan Koleksi Perpustakaan:
i. Pemilihan, Penilaian dan Perolehan Bahan Perpustakaan
TANGGUNG
JAWAB
KLAUSA
TINDAKAN
Pustakawan/
Pembantu
Pustakawan
7.1.6.2 Sumber
pembelajaran
a. menggambarkan
keperluan pelajar,
benefisiari yang lain
dan pengajar;
b. dikaji semula
secara berkala bagi
memastikan ianya
adalah terkini;
7.5 Maklumat
terdokumen
1. Membuat senarai cadangan buku daripada :
a. Cadangan pengguna (melalui submodul Book
Request Form dalam Sistem Angka.sa2
b. Senarai buku dari silibus terkini diperolehi melalui
Ketua Program di Jabatan Akademik
2. Menyemak OPAC (untuk duplikasi), menilai keperluan
untuk bahan terkini, menyemak harga semasa dan
mengemaskini senarai jika perlu.
3. Memohon peruntukan sewajarnya mengikut keperluan.
4. Melaksanakan perolehan sewajarnya.
5. Menyemak pesanan penghantaran (Delivery Order) serta
invois dengan buku yang diterima dan keadaan fizikal
buku dalam keadaan baik
6. Mencatat maklumat perolehan pada bahan iaitu nama
syarikat pembekal, nombor invois, harga, bilangan
naskah dan tarikh.
7. Merekod maklumat di dalam buku Rekod Perolehan dan
memberi nombor perolehan kepada setiap bahan.
8. Mengecop hak milik Perpustakaan Politeknik Mukah
pada bahan
9. Mencatat maklumat perolehan pada bahan iaitu nama
syarikat pembekal, nombor invois, harga, bilangan
naskah dan tarikh.
7.1.6.2 Sumber
pembelajaran
c. dikatalog dan
dirujuk
10. Memproses katalog dan menyusun buku di rak
(shelving)
7.4.1 Komunikasi Am
11. Mempromosi bahan baru melalui pelbagai media cetak
dan media sosial.
PMU-PE-PS-16 Pengurusan Perpustakaan Page 6 of 17
Keluaran 01 Pin. 02
TANGGUNG
JAWAB
KLAUSA
TINDAKAN
ii. Menerima Bahan Daripada Lain-Lain Sumber (Agensi Luar, Program Jabatan, Unit
Peperiksaan, dan lain-lain)
Pustakawan/
Pembantu
Pustakawan
7.1.6.2 Sumber
pembelajaran
a. menggambarkan
keperluan pelajar,
benefisiari yang lain
dan pengajar;
7.5 Maklumat
terdokumen
12. Mengenalpasti keperluan bahan-bahan lain untuk dijadikan
sumber rujukan. Contoh seperti :
a. kertas peperiksaan lampau
b. buku laporan projek pelajar
c. buku penerbitan institusi
d. buku sumbangan, dll
13. Menerima bahan dan merekodkan maklumat pada buku
rekod penerimaan (bahan bukan perolehan).
14. Mengecop hak milik Perpustakaan Politeknik Mukah pada
bahan.
15. Mencatat maklumat seperti nombor perolehan bahan
percuma.
7.1.6.2 Sumber
pembelajaran
c. dikatalog dan
dirujuk
7.4.1 Komunikasi Am
16. Memproses katalog dan menyusun buku dirak (shelving)
17. Mempromosi bahan baru melalui pelbagai media cetak
dan media sosial.
5.2 Menyediakan Perkhidmatan Sirkulasi
i. Peminjaman
Pustakawan/
Pembantu
Pustakawan
7.1.6.2 Sumber
pembelajaran
7.1.5 Pemantauan
dan pengukuran
sumber
18. Menerima Kad Pelajar/ Staf dan buku yang hendak
dipinjam.
19. Meneliti keadaan buku yang ingin dipinjam pengguna. Jika
buku rosak, beritahu pengguna buku tersebut tidak boleh
dipinjam kerana perlu dibaiki.
20. Memeriksa status pengguna. Jika status peminjam adalah
disenaraihitam (blocked) di sebabkan faktor-faktor seperti
pemulangan lewat atau kehilangan, pengguna perlu
melaksanakan tindakan dibawah sebelum dibenarkan
meminjam buku lain :
a. memulangkan bahan pinjaman yang telah lewat
b. menjelaskan denda kelewatan atau
c. mengganti nilai buku yang dihilangkan/ dirosakkan
PMU-PE-PS-16 Pengurusan Perpustakaan Page 7 of 17
Keluaran 01 Pin. 02
TANGGUNG
JAWAB
KLAUSA
TINDAKAN
21. Memastikan jika status peminjam memuaskan
(satisfactory) laksanakan urusan pinjaman sewajarnya.
Pastikan maklumat betul seperti dalam sistem Angka.sa2.
Cop tarikh pemulangan dan serahkan buku dan kad pelajar
/ staf kepada pengguna.
22. Memastikan kadar kelayakkan peminjaman bahan
perpustakaan adalah seperti berikut:
a. Pelajar biasa = 3 naskah untuk 2 minggu
b. Pelajar Ahli Kelab Rakan = 5 naskah untuk 3 minggu
c. Kakitangan Akademik = 5 naskah untuk 1 bulan
d. Kakitangan Sokongan = 5 naskah 3 minggu
23. Menerima borang permohonan lanjutan tempoh
peminjaman. Jika permohonan diluluskan, kemaskini tarikh
pemulangan dalam sistem.
ii. Pemulangan
Pustakawan/
Pembantu
Pustakawan
7.1.6.2 Sumber
pembelajaran
7.1.5 Pemantauan
dan pengukuran
sumber
24. Menerima buku yang dipulangkan.
25. Meneliti keadaan buku yang dipulangkan adalah dalam
keadaan baik.
26. Mengimbas buku untuk proses pemulangan dan pastikan
data bahan telah masuk dalam sistem (check-in).
27. Sekiranya buku yang dipulangkan lewat dari tarikh
pemulangan, sistem akan memaparkan nilai yang perlu
dijelaskan oleh pengguna. Terima jumlah bayaran tersebut
dari pengguna dan keluarkan resit pembayaran dan
serahkan resit kepada pengguna.
28. Mengambil tindakan dan mengenakan denda atau
penggantian bahan seperti berikut :
a. pemulangan lewat = RM0.20 setiap 1 hari
b. kerosakkan / kehilangan buku = pengantian buku
sama atau nilai buku berkenaan beserta denda
pemprosesan RM20 untuk setiap 1 naskah buku.
PMU-PE-PS-16 Pengurusan Perpustakaan Page 8 of 17
Keluaran 01 Pin. 02
TANGGUNG
JAWAB
KLAUSA
TINDAKAN
7.4.1 Komunikasi Am
c. mengikut nilai pada rayuan surat pengurangan yang
telah diminitkan oleh Timbalan Pengarah Sokongan
Akedemik (TPSA).
29. Mengemaskini status bahan di dalam sistem sekiranya
buku hilang atau rosak setelah pengguna melaksanakan
pembayaran sewajarnya.
30. Mencatatkan denda dalam buku rekod dan dihantar kepada
Unit Kewangan setiap awal bulan (sebelum 5hb).
Penerimaan denda disahkan oleh unit kewangan dalam
buku rekod tersebut.
31. Memastikan notis pemulangan bahan adalah auto-
generate melalui sistem. Pengeluaran notis manual
dikeluarkan kepada pengguna jika wujud situasi yang
memerlukan sahaja.
5.3 Menyediakan Kemudahan dan Melaksanakan Penyelenggaraan
Pustakawan/
Pembantu
Pustakawan
7.1.3 Kemudahan
(facilities)
7.1.3.2
a. menentukan,
menyediakan dan
meyelenggara
kemudahan yang
selamat
32. Mengenalpasti kemudahan yang diperlukan pengguna
33. Melaksanakan permohonan peruntukkan ABM mengikut
keperluan jika perlu.
34. Menyediakan kemudahan yang diperlukan seperti:
a. Kemudahan bahan bacaan
b. ICT (Komputer, Wifi)
c. Kemudahan perabot yang selesa
d. Pengimbas (scan), pencetak (printing), fotokopi
e. ruang pembelajaran khas seperti bilik perbincangan,
dan bilik belajar individu.
f. Sistem Perpustakaan (OPAC, pendaftaran ahli, dll)
g. Security Gate
35. Menempatkan kakitangan yang berkaitan untuk mengurus
kemudahan yang disediakan.
36. Melaporkan kerosakan peralatan atau masalah capaian
rangkaian melalui e-aduan apabila perlu.
37. Memohon peruntukan ABM untuk penyelenggaran
peralatan.
PMU-PE-PS-16 Pengurusan Perpustakaan Page 9 of 17
Keluaran 01 Pin. 02
TANGGUNG
JAWAB
KLAUSA
TINDAKAN
5.4 Menyediakan Persekitaran Perpustakaan Yang Sesuai
Pustakawan/
Pembantu
Pustakawan
7.1.4 Persekitaran
untuk operasi proses
pendidikan
32. Memastikan perpustakaan di lengkapi dengan suhu
bersesuaian, lampu, peralatan dan perabot yang sesuai.
33. Membuat permohonan penyelenggaraan bangunan &
perabot dibuat melalui e-aduan apabila perlu
34. Memastikan kebersihan dilaksanakan melalui petugas
kebersihan institusi
5.5 Menyediakan Perkhidmatan Kepada Pelajar Berkeperluan Khas (PBK)
Pustakawan/
Pembantu
Pustakawan
5.1.3 Keperluan
tambahan terhadap
pendidikan
berkeperluan khas.
35. Menerima data pelajar PBK daripada Jabatan Hal Ehwal
dan Pembangunan Pelajar, jika ada.
36. Menempatkan staf untuk menjadi penghubung kepada
perkhidmatan perpustakaan dengan menerima panggilan
dari pelajar PBK.
37. Menyampaikan perkhidmatan kepada pelajar PBK dengan
cara sewajarnya
PMU-PE-PS-16 Pengurusan Perpustakaan Page 10 of 17
Keluaran 01 Pin. 02
6.0
REKOD EOMS
Bil.
Jenis Rekod
Tempoh
Simpanan
Lokasi
Lampiran
1
Buku Rekod Penghantaran Duit
Denda
7 Tahun
Kaunter Sirkulasi
2
Buku Rekod Perolehan
Kekal
UPS
PMU-PE-PS-16 Pengurusan Perpustakaan Page 11 of 17
Keluaran 01 Pin. 02
CARTA ALIRAN KERJA
PROSES KERJA: Membangunkan Koleksi Perpustakaan
i) Pemilihan, Penilaian dan Perolehan Bahan Perpustakaan
Hantar balik
kepada
pembekal
TANGGUNGJAWAB
PS
Semak OPAC menilai keperluan,
menyemak harga semasa dan
mengemaskini senarai
PS
Menerima bahan rujukan perpustakaan
Laksana perolehan;
i) Tiada dalam koleksi
ii) Edisi Terkini
Mencatat maklumat perolehan pada bahan
PS / PPS
PS / PPS
PPS
PPS
MULA
Tidak
TAMAT
Ya
Tidak
Betul
Kualiti & kuantiti
Buat
pindaan
PROSES KERJA
Terima senarai cadangan
Proses perolehan
Cap Perpustakaan pada bahan perolehan
Rekod pada Buku Perolehan
Proses katalog & penyusunan di
rak
Promosi bahan bacaan
PMU-PE-PS-16 Pengurusan Perpustakaan Page 12 of 17
Keluaran 01 Pin. 02
CARTA ALIRAN KERJA
PROSES KERJA: Membangunkan Koleksi Perpustakaan
ii) Menerima Bahan Daripada Lain-Lain Sumber
Promosi bahan bacaan
TANGGUNGJAWAB
PS
Mengenalpasti keperluan
PS / PPS
Masuk koleksi?
PPS
PPS
PPS
Buat
pelupusan
PPS
PROSES KERJA
MULA
Tidak
TAMAT
Ya
Menerima bahan & menganalisa
keperluan
Merekod maklumat bahan yang
diterima pada buku rekod
Cap Perpustakaan pada bahan perolehan
Merekod nombor perolehan pada bahan
Proses katalog & shelving
PMU-PE-PS-16 Pengurusan Perpustakaan Page 13 of 17
Keluaran 01 Pin. 02
CARTA ALIRAN KERJA
PROSES KERJA: Menyediakan Perkhidmatan Sirkulasi
i) Carta alir bagi aktiviti perkhidmatan sirkulasi (Peminjaman)
PPS
PPS
PPS
PPS
PPS
Terima buku dan kad pelajar/kad
pengenalan dari pengguna
Semak keadaan fizikal bahan
Masukkan nombor kad pengenalan / ID
pelajar ke dalam sistem.
Menyemak Status penguna
Buat imbasan buku atau masukkan ID
buku dalam sistem Perpustakaan
Cap tarikh pemulangan
Serah buku dan kad pelajar/staf
kepada pengguna
TANGGUNGJAWAB
PROSES KERJA
MULA
Tidak
Lulus
Lulus
TAMAT
1) Bayaran
denda
2) Lanjut
tempoh
pinjaman
PMU-PE-PS-16 Pengurusan Perpustakaan Page 14 of 17
Keluaran 01 Pin. 02
CARTA ALIRAN KERJA
PROSES KERJA: Menyediakan Perkhidmatan Sirkulasi
ii) Carta alir bagi aktiviti perkhidmatan sirkulasi (Pemulangan)
PPS
PPS
PPS
PS
PPS
Terima bahan rujukan
perpustakaan
Semak fizikal bahan
Buat imbasan buku atau
masukkan ID buku dalam
sistem Perpustakaan
Pengasingan 3 hari
Penyusunan bahan
(Shelving)
Penghantaran denda kepada
unit Kewangan (sekali setiap
bulan jika ada denda dikutip)
TANGGUNGJAWAB
PROSES KERJA
Terima denda
& keluarkan
resit
PPS
MULA
Ya
Tidak
Tidak
TAMAT
Rosak
?
Lewat
?
Bayaran
denda /
ganti
bahan
PMU-PE-PS-16 Pengurusan Perpustakaan Page 15 of 17
Keluaran 01 Pin. 02
CARTA ALIRAN KERJA
PROSES KERJA: Menyediakan Kemudahan dan Melaksanakan Penyelenggaraan
TANGGUNGJAWAB
PS
Mengenalpasti keperluan
PS / PPS
PS / PPS
PPS
PPS
PS
PROSES KERJA
MULA
TAMAT
Membuat permohonan ABM jika perlu
Menyediakan kemudahan
Menempatkan kakitangan untuk
membantu pengguna
Membuat e-aduan jika perlu
PMU-PE-PS-16 Pengurusan Perpustakaan Page 16 of 17
Keluaran 01 Pin. 02
CARTA ALIRAN KERJA
PROSES KERJA: Menyediakan Persekitaran Perpustakaan Yang Sesuai
TANGGUNGJAWAB
PS
Menyediakan persekitaran yang selesa
PS / PPS
PS / PPS
PROSES KERJA
MULA
TAMAT
Membuat e-aduan jika perlu
Memastikan pekerja kebersihan
melaksanakan tugas pembersihan
PMU-PE-PS-16 Pengurusan Perpustakaan Page 17 of 17
Keluaran 01 Pin. 02
CARTA ALIRAN KERJA
PROSES KERJA: Menyediakan Perkhidmatan Kepada Pelajar Berkeperluan Khas (PBK)
TANGGUNGJAWAB
PS
Menerima data pelajar PBK daripada
JHEPP
PS / PPS
PS / PPS
PROSES KERJA
MULA
TAMAT
Menerima panggilan daripada pelajar
PBK
Menyampaikan perkhidmatan sirkulasi
kepada pelajar PBK
